Skutecznie odpowiedz na potrzeby klienta dzięki Mapowaniu Strumienia Wartości

Czy możliwe jest skuteczne zarządzanie, jeśli tak naprawdę nie zdajemy sobie sprawy z tego, czym mamy zarządzać i z jakimi problemami się mierzyć? Czy możemy odpowiedzieć na potrzeby klienta, jeśli ich metodycznie nie poznaliśmy? Odpowiedź jest prosta: nie. Nieznajomość tak zagrożeń jak możliwości sprawia, że tracimy kontakt z rzeczywistością, a rezultaty naszych działań nie spełniają oczekiwań. Właśnie dlatego obserwacja procesów zachodzących w naszej firmie jest kluczem do ich skutecznego usprawnienia, tak, by efekty naszych działań w jak największym stopniu były zgodne z wymaganiami rynku. 

W jaki sposób się do tego zabrać? Z pomocą przychodzi nam tutaj Mapowanie Strumienia Wartości (ang. Value Stream Mapping) – narzędzie wizualne, pozwalające uchwycić w sposób schematyczny przepływ strumienia wartości w danej firmie. Dzięki jego użyciu jesteśmy w stanie skrócić czas przejścia produktu (usługi) przez proces dzięki wykryciu następujących w nim problemów i marnotrawstw. Pomaga nam to także zwiększyć zdolność skutecznego reagowania na potrzeby klienta. Kluczem do skuteczności VSM jest fakt, że nie tylko “z lotu ptaka” patrzymy na to, jak przebiega proces (uwzględniając przepływ materiałów i informacji oraz czas), lecz także spoglądamy na niego z perspektywy naszego klienta i jego oczekiwań.

Stworzenie mapy procesu pozwala na szybką i jasną identyfikację następujących informacji:

• organizacji danego procesu i jego złożoności,
• czynności i sekwencji ich występowania,
• czasu trwania czynności i przestojów,
• czasu trwania całego procesu (lead time),
• ilości wartości dodanej (value added) w całym procesie oraz w poszczególnych jego składowych,
• ilości strat (no value added) w całym procesie,
• informacji wpływających oraz wypływających z danego procesu,
• częstotliwość pojawiania się informacji,
• rodzaju informacji (kanban, informacja werbalna, informacja elektroniczna, instrukcja etc.),
• buforów materiałowych pomiędzy czynnościami,
• ilość produktów będących w procesie,
• ilości pracowników zaangażowanych w dany proces.

Mapy procesu nie powinniśmy wykonywać samodzielnie, lecz wraz z wszystkimi osobami zaangażowanymi w jego przebieg. To ich wiedza pozwoli faktycznie zobaczyć proces takim, takim jest w rzeczywistości. Przy powstawaniu mapy strumienia wartości powinni więc uczestniczyć przynajmniej przedstawiciele, a najlepiej wszyscy pracownicy wykonujący pracę na poszczególnych etapach przepływu: od sprzedawcy po księgową, która księguje wpłatę za towar lub usługę.

Poszczególne kroki tworzenia map

Gdy już zebraliśmy zespół, to co dalej? Pierwszym krokiem mapowania strumienia wartości jest stworzenie mapy stanu obecnego (current state), przedstawiającego wszystkie zależności oraz informacje które rządzą danym procesem biznesowym.

Drugim krokiem jest jak najprecyzyjniejsze ustalenie czego wymaga od nas klient i co jest dla niego wartością w naszym produkcie lub usłudze. W mapie uwzględniamy wszystkie informacje, o których pisałem wyżej, tak, aby na podstawie mapy można było w prosty sposób otrzymać całościowy obraz procesu. Mapa wraz z dokonanymi pomiarami służy do analizy całego procesu, a na jej podstawie decyzji — co i w jakim zakresie będzie w procesie usprawniane.

Kolejnym krokiem jest stworzenie mapy stanu przyszłego (future state). Zespół projektowy tworzy odchudzony ze strat proces, który równocześnie będzie satysfakcjonował naszego klienta pod względem: ceny, jakości i czasu dostawy produktu (realizacji usługi).

Porównując obie mapy: stanu obecnego i przyszłego, jasno widzimy obszary wymagające usprawnień. Oceniając, które z nich są kluczowe dla naszego procesu zespół projektowy może podjąć decyzje o kolejności prac usprawnieniowych oraz konkretnej formie ich wykonania. Ten etap pracy jest najważniejszy – samo stworzenie mapy nie wystarczy, by rozwiązać wykryte problemy. Warto pamiętać, że tutaj dopiero rozpoczyna się faktyczna praca.

Jakie korzyści płyną z wykonania mapy strumienia wartości?

VSM jest to narzędzie proste w wykonaniu i późniejszym użytkowaniu, które jednocześnie dostarcza maksymalnej ilości informacji o danym procesie. Dzięki stworzeniu mapy jesteśmy w stanie lepiej zrozumieć cały proces i rolę poszczególnych czynności, wykonywanych przez pracowników. A wiedza ta jest nieocenioną pomocą i wskazówką, pokazującą jak usprawniać poszczególne elementy procesu, tak, by były maksymalnie efektywne i podporządkowane oczekiwaniom klienta.