„Mam płacone od milimetra zdartej podeszwy” – powiedział pracownik jednej z firm, w której miałem okazję wykonywać audyt efektywności procesów. To stwierdzenie miało w sobie dużo prawdy – mężczyzna ten w ciągu każdego dnia pracy wykonywał kilka kilometrów, przemieszczając się po zakładzie w poszukiwaniu części, informacji lub człowieka.

Ten krótki przykład obrazuje jeden z częstych problemów, występujących w firmach – nadmierne szukanie, prowadzące do strat.

W języku Lean Management takie zachowanie nazywamy MUDA (jap. bezużyteczny) – czynność, która nie powoduje dodania wartości do produktu i należy ją wyeliminować. Szukanie jest aktywnością, która nie przynosi firmie zysków, a może przynosić straty. Stanem idealnym jest sytuacja, w której pracownik nie traci swojego czasu na kompletowanie narzędzi lub zdobywanie informacji, ponieważ znajduje się one w jego zasięgu i są dostępne od ręki.

Problem związany ze stratą czasu na poszukiwanie staje się bardziej widoczny w firmach, które wzrosły i z mikroprzedsiębiorstw stały się firmami małych rozmiarów, zatrudniającymi ok. 30 do 50 pracowników. Jeśli firma dotychczas nie mierzyła czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych czynności prowadzących do ukończenia danego zlecenia, może ona napotkać trudności w dostrzeżeniu przyczyny pojawiających się strat. Problem, niezauważalny wcześniej tak wyraźnie, teraz znacząco wpływa na efektywność.

W jaki sposób uchronić się przed nadmiernym szukaniem i jak rozpoznać, że problem ten zaczyna występować? Pomocna jest uważna obserwacja pracowników w trakcie wykonywania ich zadań. Warto zwrócić uwagę na to, czy pracownicy, zamiast przebywać na swoich stanowiskach, odchodzą od nich w poszukiwaniu brakujących elementów, narzędzi lub niezbędnych do dalszej pracy informacji. Warto pamiętać, że w trakcie wykonywania codziennych zadań prowadzenie systematycznej obserwacji może być utrudnione, a samo wykrycie przyczyn oraz zaprojektowanie rozwiązania opóźni się. W takich sytuacjach pomocne jest skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej, która przeprowadzając audyt nie tylko dostrzeże występowanie danego zjawiska, lecz także będzie w stanie określić jego skalę. Doświadczenie doradców jest niezwykle pomocne w proponowaniu rozwiązań oraz zapewnia bezstronność w ocenie. Taka usługa okazuje się praktycznie bezkosztowa – pomaga wyeliminować przyczynę ponoszonych strat, co długofalowo przekłada się na zyski przedsiębiorstwa.

Czy szukanie to rzeczywiście tak duży problem? W jaki sposób można zmodyfikować obecną sytuację i jak może wyglądać potencjalne wdrożenie?

Współpracowałem z firmą produkującą meble na zamówienie, która otrzymywała tak dużą ilość zleceń, że przy posiadanych zasobach nie była w stanie zrealizować ich w określonym terminie. Właściciel przedsiębiorstwa poprosił mnie o pomoc. Chciał poprzez dokonanie audytu ocenić, jak duża jest skala problemu i czy można usprawnić działanie zakładu.

W trakcie audytu udało się odkryć, że to właśnie nadmierne szukanie elementów potrzebnych do wykonania każdej operacji stanowiło przyczynę opóźnień. Rozwiązanie okazało się stosunkowo proste. Na każdym stanowisku wprowadziliśmy prosty system oznaczeń danego elementu, na którym zaznaczone było który jest to element z danego zlecenia, w których miejscach oraz jaką taśmą ma zostać okleinowany oraz czy będzie miał otwory i wymaga wiercenia, czy nie. Dzięki temu systemowi produktywność dwóch stanowisk wzrosła o 26 %.

Zastanów się, ile czasu tracą Twoi pracownicy na szukanie, zamiast wykorzystać go na produkowanie? Ile mógłbyś zyskać dzięki wyeliminowaniu zbędnego szukania?