5s na produkcji i w biurze – jak wdrażać i czego nie robić

O tym, na czym polega 5s pisaliśmy już w artykule 5s – od chaosu do efektywności w firmie. Dziś skupimy się na szczegółowym przedstawieniu poszczególnych etapów wdrożenia oraz pokażemy najczęstszy błąd popełniany w przypadku stosowania tej techniki w biurach.

 

5s to nazwa techniki Lean Management która bierze się od pierwszych liter 5 słów, będących jej poszczególnymi krokami. Jej celem jest uporządkowanie i usystematyzowanie miejsca, w którym wykonywana jest praca – zarówno pojedynczego stanowiska, jak i całej hali. Już samo to sprawia, że praca zaczyna być wykonywana łatwiej i szybciej. W książce Lean Thinking – Szczupłe myślenie J. Womack twierdzi, że w firmach produkcyjnych to właśnie 5s jest podstawą wdrożenia Lean i pierwszą techniką, od której powinno się zacząć.

 

Przyjrzyjmy się teraz dokładnie poszczególnym krokom tej techniki, używając do ich opisu przykładów zaczerpniętych z firm produkcyjnych.

 

1s – Selekcja

Pierwszy krok polega na podjęciu decyzji, które z rzeczy znajdujących się na stanowisku pracy powinny na nim zostać, a które należy przemieścić gdzieś indziej bądź po prostu wyrzucić. Bardzo często zdarza się, że nieświadomie pracownicy magazynują kompletnie niepotrzebne rzeczy: odpadki, uszkodzone sztuki produktu, zepsute narzędzia oraz trzymają “pod ręką” wszystkie przedmioty, które w ich ocenie mogą się przydać. Niektóre z narzędzi są tak rzadko wykorzystywane, że najlepiej będzie odłożyć je gdzieś dalej – do magazynu podręcznego lub szafy – tak, aby nie zajmowały niepotrzebnie przestrzeni roboczej. Usunięcie ze stanowiska pracy wymienionych rzeczy sprawia, że uzyskujemy wolną przestrzeń na wyroby. Produkty łatwiej się teraz kładzie i obrabia i już samo to zwiększa efektywność pracy i podwyższa bezpieczeństwo. W sytuacji utrzymywania porządku na miejscu pracy znacznie spada prawdopodobieństwo niepożądanych zdarzeń i wypadków.

 

2s – Sortowanie (Organizacja)

Celem drugiego kroku jest jasne ustalenie, w jaki sposób umieszczamy w dostępnej przestrzeni to, co w niej zostało. Krok ten ma sprawić, by każda rzecz miała swoje własne, przypisane miejsce i znajdowała się właśnie na nim. Układając staramy się przypisać przedmiotom położenie jak najbardziej praktyczne – te używane często powinny znajdować się najbliżej, te używane rzadziej dalej. Takie zorganizowanie stanowiska pracy podnosi przejrzystość i ergonomię wykonywania czynności.

 

3s – Sprzątanie

Gdy miejsce pracy zostało już sprawdzone pod względem znajdujących się na nim przedmiotów oraz ich ułożenia, należy je najzwyczajniej w świecie… posprzątać. Choć wydaje się to intuicyjne, bardzo często czyszczenie miejsca pracy nie jest dla pracowników oczywiste. Aby to zmienić w trakcie wdrożenia 5s modelowo przeprowadzamy odpowiednie czynności – myjemy, odkurzamy, zamiatamy (w zależności od tego, co jest potrzebne) oraz przede wszystkim ustalamy, jak często te czynności powinny być od teraz wykonywane. Ustalenie częstotliwości konkretnych zadań sprawia, że z czasem wchodzą one w nawyk i stają się rutyną.

 

4s – Standaryzacja

Standaryzacja polega na ustaleniu w jaki konkretnie sposób stanowisko powinno wyglądać w momencie zakończenia zmiany. Uwzględniamy tutaj elementy, o których mówiliśmy wcześniej: co znajduje się na miejscu pracy, gdzie leży, czy zachowana jest odpowiednia czystość. To, jakie odstępstwa od ustalonego wzoru mogą nastąpić, również powinno być jasne dla wszystkich pracowników. Dzięki ustaleniu jasnego standardu możemy audytować poszczególne stanowiska jak i całą halę, sprawdzając, czy wszystko znajduje się na swoim miejscu.

 

5s – Samodyscyplina

Ostatni krok dotyczy utrzymania uzyskanego porządku na miejscu pracy i dotyka już kwestii motywacji i przekonań pracowników. Trzeba pamiętać, że nie wystarczy jednorazowo posprzątać, a dzień po dniu pamiętać o ustalonych zasadach i realizować je.

 

Dzięki wdrożeniu 5s w firmach, w których często przez lata nie wykonywano tego typu przeglądów, nagle otwiera się przestrzeń: zarówno ta robocza, jak i w głowach pracowników. Na własnej skórze mają oni okazję przekonać się, że da się zmienić organizację swojej pracy i czerpać z tego korzyści. Przekonują się, że 5s pozwala im pracować wygodniej i szybciej, nie tracić czasu na poszukiwanie narzędzi i nerwy z tym związane. Bardzo często widać to na naszych projektach. Na początku ludzie opierają się przed jakąkolwiek modyfikacją ich stanowiska pracy, a później sami przychodzą, dumni z siebie, pochwalić się utrzymywanym porządkiem. Zdanie “Eee, po co coś zmieniać, jak przez 10 lat tak pracuję i wszystko jest dobrze” znika, zastąpione otwartością na zmiany. Jest to konieczny krok w przypadku każdego wdrożenia a sprawienie, że pracownicy chcą się angażować, bardzo ułatwia wdrożenie Lean w całej firmie. Zmiana nawyków i postawy prowadząca do większej odpowiedzialności za własne otoczenie w dłuższej perspektywie owocuje podniesieniem kultury pracy i efektywności.

 

Plusem tej techniki jest także to, że jej wdrożenie jest od razu widoczne: ludziom pracuje się bezpieczniej i szybciej, łatwiej znajdują potrzebne elementy, ale też ich stanowiska pracy wyglądają schudnie. W firmie panuje porządek. Jest to szczególnie ważne dla tych przedsiębiorstw, które zapraszają do siebie gości czy potencjalnych klientów. Teraz żadna z tych sytuacji nie powinna wzbudzać obaw: stanowiska są wysprzątane oraz ustandaryzowane i już na pierwszy rzut oka widać, że hala jest zadbana.

 

Skoro wiemy już, że wdrożenie 5s w firmach produkcyjnych przynosi tak dobre rezultaty, co takiego może wydarzyć się w przypadku powtórzenia tych samych zasad przy pracownikach biurowych?

 

Zdarza się, że osoby, które wdrażają Lean w biurach, mają doświadczenie uzyskane tylko w firmach produkcyjnych. Ta praktyczna wiedza może je zwodzić na manowce: zachęcać, by zastosować kalkę 1 do 1 działań podejmowanych dawniej. Kończy się to ustaleniem, gdzie pracownik ma miejsce na kubek, gdzie na myszkę, a gdzie na długopis i usunięciem z jego biurka wszystkich fotografii, pocztówek czy innych drobnych pamiątek. Jak się można łatwo domyślić, taka ingerencja w ich środowisko pracy budzi dużą frustrację wśród pracowników biurowych. Czują oni, że odebrano im charakter i specyfikę ich miejsca pracy – posiadają teraz takie samo biurko jak każdy. I choć na pierwszy rzut oka wdrożenie zostało przeprowadzone tak samo jak w środowisku produkcyjnym, to jednak nijak nie przekłada się na wzrost produktywności pracy.

 

Dlaczego tak się dzieje?

 

Musimy pamiętać, że charakter pracy produkcyjnej i usługowej różni się. Pracownicy fizyczni bardzo często pracują w systemie zmianowym i przy tym samym miejscu pracy w ciągu jednego dnia może pojawić się kilka osób. Z kolei większość pracowników umysłowych ma jedno, przypisane sobie biurko i komputer, przy którym nie pracuje nikt inny. No właśnie: komputer. Powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie: gdzie jest wykonywana praca? W przypadku pracownika produkcyjnego, odpowiedź jest prosta – przy tym samym stanowisku, które niedawno porządkowaliśmy. W przypadku pracownika biurowego miejscem pracy nie jest jednak jego biurko, a komputer! To wśród plików i folderów musimy więc zrobić porządek, bo to jest środowisko, w którym przemieszcza się pracownik wykonując pracę. Jeśli na tych samych zasobach pracuje kilka osób, bardzo pomoże im usystematyzowanie sposobu przechowywania danych. Jednym z najprostszych sposobów jest ujednolicenie sposobu nazywania plików i folderów.

 

5s jest dobrą i skuteczną techniką zarówno w środowisku produkcyjnym jak i biurowym, trzeba ją jednak za każdym umiejętnie zastosować w miejscu wykonywania pracy, czyli tam, gdzie wytwarzana jest rzeczywista wartość dla klienta.

 

Moje doświadczenie wskazuje, że podobnie jak w firmach produkcyjnych, także w przypadku firm biurowych warto wdrożyć 5s. Podobnie jednak w obu przypadkach samo to narzędzie nie przyniesie spektakularnych efektów podniesienia efektywności. Właśnie z tego powodu w przypadku środowiska biurowego często zaczynamy od wdrożenia innych technik, które dają dużo większy efekt niż samo uporządkowanie rzeczy. Warto jednak wdrożyć  5s jako uzupełnienie podejmowanych działań.

 

To od czego w takim razie zacząć w biurze? Aby zachęcić ludzi do zmian, najlepiej zacząć od techniki, która w znaczący sposób poprawia zarządzanie w procesach biurowych: mapowania strumienia wartości. Dlaczego od niej warto zacząć? I jak to dobrze zrobić w procesach biurowych? O tym napiszemy w następnym artykule! Już teraz więcej na ten temat samego mapowania możesz natomiast przeczytać tutaj: Skutecznie odpowiedz na potrzeby klienta dzięki Mapowaniu Strumienia Wartości