Magazyn jako papierek lakmusowy produkcji

Magazyn, a dokładniej rzecz ujmując sposób jego funkcjonowania, jest bardzo dobrym wskaźnikiem tego, co dzieje się w całym przedsiębiorstwie. Właśnie dlatego chciałbym poruszyć ten temat i przybliżyć ci sposób, w jaki Lean Management patrzy na magazyny i ich organizację.

Bardzo często spotykamy się z podejściem, według którego  zwiększanie stanów magazynowych – tworzenie ogromnych magazynów pełnych wyrobów gotowych, półfabrykatów czy surowców – stanowi o sile firmy. Takie spojrzenie, zakorzenione w tradycyjnym spojrzeniu na zarządzanie przedsiębiorstwem, może i ułatwia szybką wysyłkę towaru, ale przy okazji mnoży koszty. Dla każdego leanowca, który spojrzy na taki magazyn, oznaczać będzie on jedno: stratę i złą organizację pracy.

Skąd tak duża rozbieżność? Dlaczego eksperci Lean tak to oceniają? Przyjrzyjmy się temu, co dzieje się w trakcie magazynowania. Czy ten proces dodaje wartości naszemu produktowi? Nie licząc nielicznych przypadków, takich jak na przykład leżakowanie wina, dzięki któremu nabiera ono odpowiednich właściwości, odpowiedź jest prosta. Nie, magazynowanie nie dodaje wartości produktowi. Cały proces magazynowania jest stratą. Właśnie dlatego należy ją choć częściowo wyeliminować poprzez minimalizowanie stanów magazynowych: surowców, produktów, jak i stanów międzyoperacyjnych – produkcji w toku (WIP).

To, dlaczego jest to tak ważne, widać także, gdy spojrzymy obiektywnie na koszt utrzymania magazynu. Żeby móc gromadzić duże ilości zapasów potrzebujemy hali, w której będziemy magazynować. Wiąże się to z kosztami kolejno: gruntu, budowy hali, a wreszcie jej bieżącego utrzymania. Dodatkowym kosztem jest jednorazowy koszt wyposażenia przestrzeni magazynowej, koszt oprogramowania do zarządzania magazynem i stałe koszty związane z zatrudnieniem pracowników, którzy będą potrzebni do obsługi. To właśnie dlatego Lean koncentruje się na minimalizowaniu magazynowania: firma jest dzięki temu w stanie oszczędzić bardzo duże pieniądze i mieć lepszy przepływ pieniędzy (cash flow).

Skoro wiemy już, że nadmierne magazynowanie nie przynosi wartości i jest stratą, zastanówmy się, gdzie tkwią jego przyczyny. Bardzo często dzieje się tak, że to właśnie magazyn odbija problemy, które występują nie w nim samym, ale na produkcji. Może to być nieadekwatne do produkcji planowanie, niedostatki systemu zaopatrywania stanowisk (logistyki wewnętrznej), brak lub wybiórczość raportowania ze statusu wykonania poszczególnych zleceń lub brak standardów wykonywania czynności. Wszystkie te funkcje sprawiają, że jeśli one same nie znajdują się na odpowiednim poziomie zorganizowania, powodują często bardzo szybkie zwiększanie stanów magazynowych.

Jeśli na produkcji występują problemy i pracownicy nie są pewni, ile potrzebują surowców, części czy komponentów, zazwyczaj zamawiają ich na wszelki wypadek więcej. Pozornie może wydawać się to niewielkim problemem. Spotkałem się z podobną sytuacją w firmie produkującej okna drewniane. Jako, że pracownicy nie byli pewni, ile okuć będzie im potrzeba do danego okna, magazynier zaczął zawsze zamawiać o jedną lub dwie sztuki więcej. Niewiele? Przeprowadzony przez nas audyt magazynu wykazał, że tak naprawdę konsekwencje były ogromne. W przeciągu pół roku wartość magazynu wzrosła dwukrotnie.

Kolejną częstą przyczyną rozrostu magazynu (ilościowego i wartościowego) jest próba zaplanowania przyszłej produkcji „na oko”. Wydaje się wtedy, że jeśli kupimy więcej surowców, to nawet, jeśli nasze szacowania okażą się być nie do końca adekwatne, zapewnimy płynność produkcji.

Magazyn pokazuje także, na ile wystandaryzowana jest produkcja i znakowanie produktów. Często zdarza się, że jeśli dany komponent lub produkt występuje pod kilkoma kodami (bo np. przychodzi od różnych dostawców lub jest do różnych dostawców wysyłany) i  powoduje to dodatkowe zamieszanie. Może to przekładać się na pomyłki, błędy w wysyłkach i dostawie, czy to do klientów zewnętrznych, czy wewnątrz firmy.

Powyższe trzy problemy, wpływające na sposób funkcjonowania magazynu, dobrze pokazują, że aby utrzymywać porządek i móc być dokładnym, trzeba dobrze planować.

Lean Management bierze pod lupę zarówno planowanie produkcji, zaopatrywanie stanowisk i samego magazynu jak i standaryzację produkcji. Utrzymanie wysokiego reżimu magazynowego jest wymagającym zadaniem, ale techniki i leanowy sposób myślenia pozwalają tej dyscypliny pilnować. Możemy tutaj mówić o narzędziach takich jak m.in. Kanban, który służy do zaopatrywania stanowisk w komponenty i części oraz technika Just in Time, koncentrująca się na dostarczaniu dokładnie określonej ilości w dokładnie określonym czasie w to miejsce, w którym ich akurat potrzeba.  Techniki te są bardzo pomocne w przypadku usprawniania logistyki wewnętrznej i dzięki ich użyciu firma może pozwolić sobie na utrzymywanie niższych stanów magazynowych.

Eksperci Lean zajmują się nie tylko samą produkcją, ale też magazynami i logistyką wewnętrzną właśnie dlatego, że te trzy obszary są ściśle ze sobą powiązane. Razem, tworzą one spójny organizm i niedomaganie któregoś z nich często przekłada się także na problemy w pozostałych. Obserwując i usprawniając je łącznie, jesteśmy w stanie osiągnąć efekt synergii, która przekłada się bezpośrednio na efektywność całego przedsiębiorstwa.