Jak mniejszą załogą zrobić czy wyprodukować więcej? Wyzwania rynku pracownika

“Brakuje nam ludzi do pracy!” – często słyszę to zdanie z ust prezesów polskich przedsiębiorstw. Chętnie rozwijaliby oni swoje firmy: kupowali maszyny, budowali nowe hale i zwiększali produkcję, ale napotykają na barierę dotąd niespotykaną. Nie są w stanie znaleźć i zatrudnić nowych pracowników. Problem ten dotyka nie tylko firm zlokalizowanych w wielkich miastach czy ich bezpośrednich okolicach, w których niskie bezrobocie występowało już od lat, lecz obejmuje także organizacje w mniejszych miejscowościach i słabiej rozwiniętych regionach. W ankiecie, przeprowadzonej przez Konfederację Lewiatan na początku 2018 roku, aż 83 proc. uczestników przyznało, że brak pracowników jest dla nich “barierą w prowadzeniu działalności”. Ze znalezieniem kandydatów do pracy miało w ciągu ostatniego roku problem 60 % przedsiębiorców. Jak w takim razie prowadzić działalność? Co zrobić, aby pomimo ograniczonej ilości rąk do pracy nadal rozwijać organizację?

Podejście Lean Management podsuwa szereg rozwiązań, które także w momencie posiadania ograniczonych zasobów ludzkich będą wspierać skuteczne zarządzanie i pozwolą uniknąć opóźnień w realizacji zleceń. Możemy zadbać o podniesienie kompetencji załogi już zatrudnionej, tak, aby była w stanie wykonać więcej czynności, poprawić efektywność zachodzących w organizacji procesów, zmniejszając w ten sposób ich czasochłonność lub maksymalnie skrócić czas, potrzebny na skuteczne wdrożenie nowego pracownika. Wychodząc jeszcze krok dalej, część pracy wykonywanej dotąd przez ludzi możemy zautomatyzować – zarówno w firmach produkcyjnych, jak i usługowych.

1. Zwiększenie kompetencji załogi obecnie zatrudnionej

Techniką, która pozwala poznać i skutecznie rozwijać kompetencje osób zatrudnionych w organizacji, jest Matryca Umiejętności. Jest to jedno z moich ulubionych narzędzi, ponieważ w prosty sposób obrazuje obecny poziom kompetencji pracowników oraz wspiera ustalenie kierunku ich rozwoju w przyszłości. Dobrze wykonana i wdrożona Matryca wspiera tworzenie planów rozwoju kompetencji tak na poziomie jednostki, jak i w ramach całej organizacji.

Dlaczego przywołujemy tutaj Matrycę? Wymienność kompetencji wewnątrz zespołu jest podstawą umożliwiającą wprowadzenie rotacji pomiędzy stanowiskami. W sytuacji, w której pracownik jest w stanie wykonywać zadania na więcej niż jednym stanowisku pracy, jesteśmy w stanie na bieżąco przenosić go tam, gdzie w danym momencie jest najbardziej potrzebny. Przy wahającym się wolumenie wytwarzanych produktów czy świadczonych usług zdarza się, że dana osoba raz będzie bardziej, raz mniej obłożona pracą. Możemy więc albo wykorzystać ją do realizacji innych zadań, albo odciążyć poprzez dodanie kolejnej osoby na dane stanowisko. Pozwala to na bardziej elastyczne zarządzanie zespołem, lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów i sprawniejszą realizację zleceń.

2. Podniesienie efektywności procesów

Gdy nie jesteśmy w stanie dodać do załogi kolejnej osoby, warto zastanowić się, czy wykonywane przez nich procesy nie mogłyby być bardziej efektywne i mniej pracochłonne. W praktyce będzie to oznaczało dążenie do tego, aby być w stanie mniejszą ilością osób wykonać tyle samo (a nawet więcej). Kluczem do osiągnięcia tego efektu jest usunięcie z procesów zbędnych czynności – strat. Podejście Lean wyróżnia 7 typów marnotrawstw: nadprodukcję, magazynowanie, defekty i ich naprawę, zbędny ruch, nadmierne przetwarzanie, oczekiwanie i transport. Usunięcie ich powoduje, że proces staje się krótszy i bardziej płynny. Jak rozpoznać stratę? Ostatnio w trakcie audytu efektywności procesów w pewnej firmie produkcyjnej zauważyliśmy, że stanowiska, na których wykonywano następujące po sobie czynności, były oddalone od siebie o około 50 metrów. Przesunięcie ich tak, by były maksymalne 3 metry od siebie – czyli innymi słowy wyeliminowanie niepotrzebnego ruchu i transportu – pozwoliłoby oszczędzić w ciągu dnia roboczego do godziny pracy jednej osoby. Oznacza to uwolnienie 1/8 etatu, które pracownik może poświęcić na inne zadania. Jak można się domyślić, takich nie najlepiej poukładanych stanowisk było w tej firmie więcej. Przy odpowiedniej skali – w tym przypadku było to około 50 pracowników – sama reorganizacja stanowisk pozwala na oszczędzenie około jednego etatu.

3. Szybsze wdrażanie nowego pracownika

Gdy uda się zrekrutować i zatrudnić pracownika, wyzwania się nie kończą. Kolejnym problemem, który często spędza menedżerom sen z powiek, jest długi czas wdrożenia nowej osoby. Osiągnięcie pełnej wydajności ilościowej i jakościowej nowozatrudnionego personelu trwa średnio od kilku miesięcy do roku. Czas ten jest tym krótszy, im lepiej wystandaryzowane są procesy. Gdy organizacja posiada instrukcje stanowiskowe lub procedury może także wykorzystać technikę szybkiego i skutecznego szkolenia nowych pracowników: TWI (Training With Industry). Od lat z dużym powodzeniem jest ona stosowana przez Toyotę. Metoda ta sprawdza się w firmach produkcyjnych i polega na odpowiednim instruowaniu i szkoleniu pracowników liniowych, tak, żeby jak najszybciej byli w stanie osiągnąć pełną efektywność pracy. Zastosowanie TWI pozwala oszczędzić aż 50 % czasu przeznaczonego na szkolenie.

4. Automatyzacja procesów

Braki kadrowe występujące w organizacji możemy obejść, zmniejszając nasze zapotrzebowanie na pracowników, zarówno w firmach produkcyjnych jak i usługowych. Automatyzacja procesów produkcyjnych to innymi słowy nabywanie różnego typu maszyn, które przyspieszają część czynności (np. podajniki) i robotów, które zastępują pracę ludzi (np. spawanie, cięcie, malowanie). Lean może stanowić dobre połączenie pomiędzy takimi rozwiązaniami a organizacją, dostarcza bowiem narzędzia wspierające standaryzację i akcentuje wagę analizy procesów zachodzących w organizacji. Jeśli linia jest źle zbalansowana, wdrożenie maszyny jedynie przeniesie problem dalej lub wcześniej. Zmiana punktowa nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli nie wspiera jej analiza, standaryzacja i opis zachodzących w całym ciągu produkcyjnym procesów.

Podobnie w firmach usługowych część czynności wykonywanych dotąd przez ludzi może przejąć automat. Manualne, żmudne czynności wykonywane na komputerze, a polegające na przerzucaniu informacji pomiędzy systemami to kandydaci do zrobotyzowania. Robot biurowy (księgowy) to innymi słowy program, który jest w stanie komunikować się pomiędzy różnymi systemami, z których pracownicy korzystają i wykonywać za nich powtarzalne fragmenty pracy. Słowo “powtarzalne” jest tutaj kluczem, stąd podobnie jak w przypadku firm produkcyjnych, każde wdrożenie powinno być poprzedzone wystandaryzowaniem procesów. Roboty biurowe to wciąż jeszcze nowy, a niezwykle obiecujący trend na polskim rynku.

Bariera w postaci braku pracowników chętnych do pracy nie jest barierą nie do pokonania. Dzięki skutecznemu zarządzaniu, a przede wszystkim świadomości istniejących trudności i przewidywaniu ich konsekwencji przedsiębiorstwo może, a nawet powinno, przygotować się do funkcjonowania na współczesnym rynku. Proponowane przeze mnie techniki wspierają rozwój pracowników zarówno już znających organizację, jak i nowo zatrudnionych. Pozwalają na lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów, szybsze wdrożenie zrekrutowanych osób i zoptymalizowanie wykonywanych w organizacji czynności. Jest to przewaga, którą Lean daje organizacjom i którą warto wykorzystać.

Zapraszam Cię na szkolenie “Jak mniejszą załogą zrobić/wyprodukować więcej? Wyzwania rynku pracownika”, które odbędzie się 7 września w Krakowie w godzinach 9:00 – 13:00. Dowiesz się na nim, jak wdrażać w swojej organizacji opisane w tym artykule techniki: czego unikać, a na co zwracać uwagę. Więcej informacji o szkoleniu znajdziesz pod linkiem: https://wyzwania-rynku-pracownika.evenea.pl/