W poprzednim artykule (Kaizen – filozofia, która wiele potrafi) opowiedziałem o Kaizen – filozofii postępowania wywodzącej się z Japonii, która oznacza stałe doskonalenie małymi krokami. Chciałem pokazać ci, że zmiana na lepsze jest możliwa oraz jaki sposób zachowania i kultura organizacyjna może jej sprzyjać. Dziś chcę opowiedzieć Ci więcej o konkretnym narzędziu – systemie Kaizen.

System Kaizen to system zachęcający pracowników do ciągłego doskonalenia. W praktyce oznacza on, że w firmie są zbierane i wdrażane pomysły pracowników na usprawnienia wykonywanych przez nich czynności. Każda osoba, niezależnie od tego, jakie stanowisko zajmuje, może proponować zmiany, a poszukiwanie pomysłów usprawnieniowych jest elementem codziennych zadań.

Jak widzisz, posługujemy się słowem “Kaizen” w kilku znaczeniach. Pierwsze z nich już dobrze znasz – oznacza filozofię stałego doskonalenia. Dwa pozostałe sposoby interpretacji to Kaizen jako system zbierania sugestii pracowniczych (pomysłów na usprawnienie w swojej firmie) oraz sam pomysł usprawnieniowy, zgłoszony przez danego pracownika. Dwie ostatnie definicje są ze sobą powiązane i to na nich się skupię, opisując, w jaki sposób można wdrożyć system Kaizen w firmie oraz dlaczego jest to działanie warte uwagi.

Na samym początku warto poszukać odpowiedzi na pytanie: dlaczego właściwie wdrażamy system Kaizen? Co chcemy dzięki niemu osiągnąć w długim terminie? Najczęściej firmy decydują się na wdrożenie, ponieważ chcą zachęcić swoich pracowników do ciągłego usprawniania procesów, które wykonują. “Ciągłego” jest tutaj słowem kluczem – zakładamy, że dobrze wdrożony system Kaizen będzie co roku przynosił efekty i pozwalał na stałe usprawnianie organizacji.

By przystąpić do wdrożenia musimy ustalić, kto będzie odpowiadał za cały system – a więc za zbieranie pomysłów, przygotowywanie ich do wdrożenia i raportowanie wyników. Musimy upewnić się, że osoba ta (lub dany dział) będzie posiadać wystarczające zasoby by skutecznie dbać o wdrożony program. Oznacza to dbanie o komunikację wewnątrz firmy (informowanie o zgłoszonych Kaizenach, wynikach oceny, najciekawszych lub przekładających się na największe oszczędności pomysłach) oraz utrzymywanie w świadomości pracowników wiedzy na temat systemu i korzyści wynikających z udziału w nim.

Musimy szczegółowo określić zasady funkcjonowania całego systemu zanim ogłosimy jego wprowadzenie pracownikom. To, w jaki sposób go ułożymy, zależy od charakteru naszej firmy i działów, w których zbierane będą pomysły. Inaczej będzie wyglądał system Kaizen wdrożony w firmie produkcyjnej, gdzie pracownik ma wykonywać swoje zadanie i to ktoś inny wdraża jego pomysł, a inaczej w takiej organizacji, w której pracownik sam jest w stanie modyfikować swoją pracę (posiada do tego celu odpowiednie narzędzia i zasoby).

Podsumowując, musimy ustalić następujące rzeczy:

1. Co zbieramy (czy będą to: problemy, pomysły czy usprawnienia).
2. W jaki sposób zgłasza się Kaizen – papierowo, emailowo, czy przez platformę.
3. Kto ocenia propozycje rozwiązań – czy jest to np. przełożony, czy grupa osób odpowiedzialnych za daną działkę? Pamiętajmy, że każdy pomysł powinien być zweryfikowany pod kątem zgodności z przepisami prawnymi, wymogami technicznymi i finansowymi oraz z polityką firmy.
4. Jak będzie wyglądała komunikacja w ramach systemu? W jakiej formie pracownik będzie dostawał informację zwrotną o ocenie zgłoszonego pomysłu?
5. Jakie korzyści dla pracownika przewidujemy? Co otrzyma on w zamian za propozycję usprawnienia?

Punkt 4 wymaga naszej szczególnej uwagi. Praktyka kwestii nagradzania jest bardzo szeroka. W niektórych firmach nie płaci się w żaden sposób za pomysły i wdrożone rozwiązania, uznając, że szukanie usprawnień jest integralną częścią obowiązków pracowników. Ilość zgłoszonych Kaizenów może być brana pod uwagę przy awansowaniu czy premiowaniu pracownika, nagradzając go tym samym za zaangażowanie. W innych możemy spotkać płacenie ustalonej kwoty, na przykład 50, 100 zł za każdy pomysł. Kolejną opcją jest płacenie pracownikowi ustalonego procentu z rocznych oszczędności osiągniętych dzięki wdrożeniu jego pomysłu. Pytanie “które rozwiązanie jest najlepsze”?  jest tutaj jak najbardziej na miejscu. W trakcie szkoleń, które prowadzę z zakresu systemów Kaizen w różnych firmach, bardzo często pracownicy mówią: “Ok, mam kilka pomysłów, ale co firma da mi za to, że się niemi podzielę?”. Mało komu wystarcza sama przyjemność płynąca z doskonalenia pracy i nie powinniśmy oczekiwać, że pracownicy będą chętnie dzielili się pomysłami, jeśli nie zobaczą w tym własnej korzyści. Ustalenie z góry w jaki sposób pracownik zyskuje inwestując w firmę jest bardzo ważne, choć nawet ważniejsze jest późniejsze dotrzymanie tych ustaleń. Niestety, sytuacje w których pomysł pracownika okazuje się “zbyt dobry” by móc mu zapłacić zdarzają się. W jednej ze znanych mi firm ustalone w regulaminie było, że pracownik otrzyma 10 % rocznych oszczędności uzyskanych dzięki swojemu Kaizenowi. Niestety, gdy pracownik wymyślił rozwiązanie pozwalające oszczędzić firmie prawie milion złotych, nagle okazało się, że wypłacić mu tak dużej premii… nie można. Myślę, że nie muszę tłumaczyć, jak bardzo demotywująco i destrukcyjnie wpływają takie praktyki na  funkcjonowanie systemu, ale i zaufanie i motywację pracowników.

Co dalej? Samo ustalenie zasad działania oraz przygotowanie osób odpowiedzialnych za ich przestrzeganie to jeszcze zbyt mało. Powinniśmy poświęcić czas by odpowiednio zainaugurować uruchomienie systemu Kaizen oraz przeszkolić pracowników z jego zakresu. Każda osoba zatrudniona w organizacji powinna wiedzieć, co to jest Kaizen, w jaki sposób zgłaszać swoje sugestie i przygotowywać rozwiązania oraz jakie korzyści można z tego wyciągnąć. Pomocne mogą być także szkolenia dotyczące prostych technik wykrywania problemów i szukania ich przyczyn (5 WHY, raport A3, PDCA), które pomocą pracownikom skutecznie opracowywać swoje rozwiązania.

Skoro wiemy już, jak rozpocząć przygodę z systemem Kaizen w swojej firmie, wróćmy do początkowego pytania: dlaczego właściwie się na to decydujemy? Najczęściej nasuwającą się odpowiedzią są oszczędności, które można dzięki niemu osiągnąć. Dla przykładu, Fabryka Toyoty w Czechach w roku 2016 miała zgłoszonych ponad 5100 Kaizenów na 2800 pracowników, co daje prawie 2 Kaizeny na pracownika. W Polsce, przy dobrze wdrożonym systemie Kaizen, każdy pracownik zgłasza średnio 1-2 pomysły rocznie, z których każdy pozwala na oszczędność przeciętnie od 3 do 5 tysięcy złotych. Łatwo teraz przeliczysz, jak w zależności od wielkości twojej firmy mogą wyglądać oszczędności.

Drugim, już niefinansowym argumentem przemawiającym za wdrożeniem systemu, jest fakt, że dobrze wdrożony i sprawnie działający system Kaizen (w którym rokrocznie proponowane i wdrażane są rozwiązania) prowadzi do ciągłego wzrostu organizacji. W Toyocie aż 95 % pomysłów zgłoszonych przez pracowników zostaje wdrożonych. Taki rezultat jest możliwy dzięki latom pozytywnych doświadczeń. Działający w sposób ciągły system Kaizen nie tylko przynosi oszczędności, ale i szerzy i umacnia kulturę ciągłego doskonalenia w firmie, stając się jej integralnym elementem.

Wdrażanie systemu Kaizen w firmie może być świetną przygodą, ale i nie lada wyzwaniem. Jeśli masz jakieś pytania z tego zakresu, bardzo chętnie odpowiem na nie mailowo lub w komentarzach.