Wdrożenie standardów w firmie: dlaczego to robimy i co możemy zyskać?

Jest taka firma, która w każdym swoim oddziale, niezależnie od miasta czy nawet kraju, dostarcza dokładnie identyczne produkty. Każdy pracownik, nawet ten dopiero co zatrudniony, wie dokładnie, co ma robić i już od pierwszych dni swojej pracy jest w stanie generować zyski. Domyślacie się, o jakiej firmie mowa? To nic innego, jak McDonald – świątynia standardów! Każda operacja, począwszy od solenia frytek, poprzez ich nakładanie i podawanie, jest jasno określona i przedstawiona w sposób wizualny, dzięki czemu pracownicy wiedzą dokładnie, co mają robić, a klienci są pewni jakości swoich zamówień niezależnie od miejsca na świecie, w którym się właśnie znajdują. Kluczem do sukcesu i tak świetnych wyników okazały się standardy, składające się w prosty do skopiowania w każdej placówce system. To, czym one są oraz jakie korzyści mogą przynieść w Twoim przedsiębiorstwie przedstawia poniższy artykuł.

Standard – czyli właściwie co?

Standard określa jednoznaczny sposób wykonania danej czynności (procesu). Instrukcja stanowiskowa to narzędzie, służące do opisania standardu. Musi ona zawierać w sobie następujące informacje: 1. Co musi zostać wykonane, 2. Jakie kroki należy kolejno wykonać, 3. Jakich narzędzi należy użyć w trakcie wykonywania poszczególnych czynności. 4. Na co należy zwrócić szczególną uwagę.

Bardziej rozbudowaną formą opisu standardu, stosowaną najczęściej przy opisie procesów biurowych, jest opis konkretnej procedury.

Jak zacząć tworzyć standardy i na co zwrócić uwagę?

Tworzenie każdego standardu należy zacząć od dokładnej obserwacji. Instrukcje stanowiskowe i opisy procedur nie mogą powstawać w dziale konstrukcji czy u technologa, ale muszą bazować na rzeczywistych czynnościach, które wykonuje pracownik przy swoim stanowisku pracy. Po zaobserwowaniu pełnej sekwencji czynności, składających się na dany proces, należy je zapisać i skonsultować zarówno z pracownikiem, jak i jego przełożonym. Analizując zapisane czynności ocenią oni, czy dany sposób wykonywania tego zadania jest rzeczywiście najlepszy: czy zapewnia odpowiednią jakość, jest efektywny czasowo i materiałowo. Jeżeli obie strony uznają, że opis przedstawia optymalny w danych warunkach technologicznych sposób wykonania czynności, staje się on podstawą do stworzenia instrukcji stanowiskowej.

Na tym etapie warto zwrócić uwagę na kwestię kontroli jakości. Lean Manufacturing propaguje ideę włączenia dbałości o jakość wyrobu w proces jego tworzenia. W takim modelu nie będzie ona sprawdzana na końcu linii produkcyjnej, a kontrolowana na bieżąco przez każdego pracownika, wykonującego swoje zadania. Tworząc instrukcje stanowiskowe jesteśmy w stanie zaakcentować ten aspekt, tak, by obowiązkiem pracownika było sprawdzić, czy wykonał dobrze każdą czynność.

Celem tworzenia instrukcji stanowiskowej jest usprawnienie pracy pracownika, także bardzo ważne jest, by była ona maksymalnie przejrzysta i łatwa w odbiorze. Właśnie dlatego powinna ona być stworzona wizualnie – czyli tam, gdzie jest to możliwe, tekst należy zastąpić zdjęciem. Dobra instrukcja to taka, która mieści się na stronie A4 i może być wywieszona obok stanowiska pracy, tak, aby w każdej chwili można było z niej skorzystać. Tworzenie rozbudowanych, wielostronicowych opisów jest w tym przypadku niefunkcjonalne. Skupiając się na prezentowaniu czynności wizualnie, zwiększamy prawdopodobieństwo, że będzie ona rzeczywiście używana.

Podobnie w przypadku procesów biurowych, pomimo tego, że procedury nie są już tak krótkie, to przy ich opisie także należy zamieszczać, tam, gdzie to możliwe zdjęcia lub print screeny ekranu.

Co daje wdrożenie standardów?

Przed stworzeniem instrukcji stanowiskowych warto zadać sobie pytanie: po co właściwie to robimy? Co możemy dzięki temu zyskać?

Pierwszą, najbardziej oczywistą odpowiedzią jest: powtarzalność. Zbliżamy się tutaj do jednej z definicji jakości, według której jakość to dostarczenie wyrobu o tych samych parametrach  w powtarzalny sposób. Trudno nazwać proces produkcji dobrym jakościowo, jeśli raz wytworzymy rzecz dobrą, raz kiepską, a raz średnią. Klient, decydując się na skorzystanie z naszych usług z zasady godzi się na jakiś poziom parametrów jakościowych – w przyszłości chce otrzymywać produkty zgodne z tym wymogiem. Standardy pomogą nam więc poradzić sobie ze zwrotami towaru i zapewnią satysfakcję klienta.

Kolejnym plusem wdrożenia instrukcji stanowiskowych jest przyspieszenie procesu wdrażania pracownika do wykonywania nowych czynności. Nawet początkowo nisko wykwalifikowany pracownik będzie w stanie wykonywać proste prace, a kolejnych czynności będzie uczył się bardzo szybko. Struktura instrukcji stanowiskowej ułatwi proces nabywania umiejętności, a dzięki temu dany pracownik będzie potrzebował mniej czasu na naukę i szybciej zacznie przynosić zyski firmie.

Dobrze opracowana instrukcja stanowiskowa obejmuje także normę czasową: wiemy, ile czasu potrzebuje pracownik, by dobrze wykonać daną czynność. Na tej podstawie jesteśmy w stanie szacować czasochłonność całych procesów. Pozwala nam to zyskać kontrolę nad kosztami.

Ostatnią, ale nie najmniej ważną, korzyścią płynącą z wdrożenia standardów jest możliwość opracowania najlepszej sekwencji czynności, prowadzących do zrealizowania danego zadania. Często zdarza się, że dwie różne osoby to samo zadanie wykonują inaczej. Jest to przykład bardzo często spotykany w środowisku biurowym. Opracowując instrukcję przyglądamy się temu, co dzieje się w przypadku obu tych pracowników i jesteśmy w stanie wybrać ten sposób wykonywania czynności, który jest lepszy: czy to pod względem jakościowym, czy czasowym. Bardzo często zdarza się jednak, że to właśnie ten najszybszy sposób jest także najlepszym pod względem jakości – im  mniej jest kroków do wykonania, tym mniejsza szansa na popełnienie błędu.

Standardy, opisane czy to przez instrukcje stanowiskowe czy procedury, są potężnym narzędziem, pozwalającym opanować chaos, często pojawiający się w przedsiębiorstwach. Przyspieszają proces wdrażania pracowników, zapewniają najwyższą jakość przy najkrótszym czasie i pomagają kontrolować koszty. Tworzenie i wdrażanie ich może być procesem początkowo trudnym, warto więc zwrócić się o pomoc do firmy posiadającej w tym odpowiednie doświadczenie. Dlatego, jeśli czytając ten artykuł pojawiły się w Twojej głowie jakieś pytania lub wątpliwości, zapraszamy Cię do kontaktu!