Papierologia, papierologia… Czy faktycznie jest zbędna i czy nadal powinna się tak nazywać?

Artykuł autorstwa Katarzyny Zientek

Obieg dokumentacji w firmie kojarzy się z wypełnianiem zbędnych formularzy, które tak właściwie nic nikomu dobrego nie przynoszą, a jedynie zabierają tak cenny dla nas czas i energię. Nie brzmi to ani ciekawie ani priorytetowo… Jednak w dobie ciągle rozwijających się technologii obieg dokumentacji w firmie zmienił swoje oblicze za sprawą systemów ERP. Dzięki tym rozwiązaniom słynna i niedarzona przez nikogo sympatią papierologia zmienia swój wymiar i formę. Dzięki systemom ERP przestało być konieczne drukowanie dokumentów w kilku kopiach, parafowanie, pieczętowanie ich i archiwizowanie. Dlaczego jest to już zbędne? Ponieważ wszystko zostaje zapisane w systemie, a każdy dokument ma określonego właściciela: zawiera informację, kto go stworzył, kto zaakceptował itd. Najważniejszą zmianą która nastąpiła jest fakt, że obieg dokumentacji nie jest już związany z produkowaniem ton papieru, które systematycznie należy przenosić z archiwum do archiwum, tak długo, aż okres ich przechowywania minie. Dzięki współczesnym rozwiązaniom niemal cały ten proces został przeniesiony na pulpit komputera, a fizyczne archiwa dokumentów zmieniły się w cyfrowe.

Obieg dokumentacji w firmie jest bardzo ważnym elementem, którego wystandaryzowanie wpływa na wzrost komfortu pracy wszystkich kooperujących działów. Dlaczego? Ponieważ to obieg dokumentacji stanowi ramy w obrębie których „poruszają się” pracownicy organizacji – stanowi wersję skróconą standardu postępowania. Obrazuje realizowane w firmie operacje, dokumenty powstające w wyniku tych operacji oraz określa odpowiedzialność za ich tworzenie. Jest to podstawa – swojego rodzaju szkielet – do tworzenia szczegółowych procedur postępowania, które wszyscy znają i zgodnie z nimi pracują.

Nieprawdą jest więc, że im mniej dokumentacji, tym lepiej. Dokumentacji powinno być tyle, ile potrzeba dla odzwierciedlenia rzeczywistych stanów surowców i produktów w systemie. Nie chodzi o to, by tworzyć dokumenty bez sensu, ale o to, by faktycznie wspierały wykonywane operacje i zarządzanie procesami.

Obieg dokumentacji identyfikuje operacje ważne z księgowo-prawnego punktu widzenia, zapewniając przejrzystość operacji gospodarczych zachodzących w firmie, nie tylko dla pracowników, ale również dla jednostek zewnętrznych. Wiarygodność firmy wzrasta, przez co jest ona atrakcyjniejsza dla np. potencjalnych inwestorów.

Drugą istotną korzyścią z usystematyzowanego obiegu dokumentacji jest poprawa komunikacji w firmie. Obieg dokumentacji jest swojego rodzaju standardem, a wdrażanie i stosowanie standardów buduje kulturę ciągłego doskonalenia. Dzięki określonym odpowiedzialnościom każdy z pracowników wie co dokładnie leży w jego obowiązkach, ale również zna swoje umiejscowienie w procesie. Wiedza jest jawna i transparentna dla wszystkich pracowników w firmie, przez co również stanowi zabezpieczenie dla pracodawcy przed ewentualną utratą wiedzy w przypadku decyzji pracownika o odejściu z pracy.

Konsekwentne działanie zgodnie z mapą obiegu dokumentacji redukuje również problemy wynikające z niskiej jakości informacji o stanach magazynowych. Uregulowane w obiegu dokumentacji zasady przyjęć oraz wydań asortymentu z firmy i późniejsza samodyscyplina, pozwala cieszyć się realnymi danymi w systemie, co z pewnością będzie szczególnie docenione przez dział sprzedaży oraz zakupów.

Trudno jest wyzbyć się stereotypowego myślenia o obiegu dokumentacji, z góry zakładającego jego totalną bezużyteczność i traktowanie go jako zło konieczne. Dokumentacja nie jest już jednak stosem zadrukowanych kartek, lecz bazą elektronicznych dokumentów, których wygenerowanie wymaga niespełna kilku kliknięć. Właśnie dlatego warto jest postawić sobie wyzwanie stworzenia zasad dotyczących obiegu dokumentacji w firmie, który będzie wspierał działania i ułatwiał, zamiast utrudniać.

Wdrażanie obiegu dokumentacji często napotyka opór, z reguły wynika on właśnie ze stereotypowego myślenia o „zbędnym produkowaniu papierologii”. Ogromne znaczenie ma szczegółowe przedstawienie korzyści wynikających z wdrożenia standardu dla generowania powstającej w firmie dokumentacji oraz obalenie mitu mówiącego o jego funkcji, polegającej jedynie na wypełnianiu regałów w firmowych archiwach.