5S – od chaosu do efektywności w firmie

Jak to często bywa, wszystko zaczęło się w Japonii! Pewnego dnia pracownicy Toyoty uświadomili sobie, że dużo szybciej i dokładniej wykonują swoje zadania, gdy ich stanowisko pracy jest uporządkowanie. To spostrzeżenie sprawiło, że przyjrzeli się tematowi bliżej… W efekcie czego na bazie swoich doświadczeń opracowali metodę 5 S, służącą właśnie uporządkowaniu miejsca pracy i będącą jednym z elementów systemu Toyota Production System.

5S, obecnie jedno z podstawowych narzędzi Lean Management, stanowi zestaw technik i metod, których celem jest ustanowienie a następnie utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy. Tak, jak się bowiem łatwo domyślić, w uporządkowaniu chodzi nie tylko o sam porządek, ale przede wszystkim o takie ułożenie elementów miejsca pracy, które pozwoli pracownikowi w optymalny sposób wykonywać swoje obowiązki i nie tracić czasu na zbędne czynności. Wdrożenie 5S stanowi bardzo często pierwszy krok do wprowadzenia do firmy innych narzędzi Lean, np. kontroli wizualnej i jest niezwykle istotne dla tworzenia środowiska pracy koncentrującego się na doskonaleniu i poprawie jakości.

Metoda ta, jak można domyślić się już z samej nazwy, określa pięć poziomów organizacji stanowiska pracy:

• 1S — seiri (sort) selekcja — eliminacja zbędnych materiałów ze stanowiska.
• 2S — seiton (storage) organizacja — poukładanie narzędzi i części na swoich miejscach.
• 3S — seiso (shine) czystość — sprzątanie, czyszczenie, usuwanie odpadków, brudu, plam, itp.
• 4S — seketsu (standarize) standaryzacja — stałe miejsce dla rzeczy, stałe zasady organizacji przechowania i utrzymywania czystości.
• 5S — shitsuke (sustain) samodyscyplina — ciągła realizacja tych zasad — dzień po dniu.

Dotarcie do najwyższego poziomu wymaga od pracownika solidnej pracy i zachodzi etapami.

Początkiem każdego wdrożenia 5S, niezależnie od tego, w jakim środowisku je implementujemy, jest przeszkolenie pracowników w zakresie tej techniki oraz pokazanie im korzyści, jakie ona przynosi. Początkowo próba ingerowania w miejsce pracy może budzić opór – wszyscy znamy dobrze powiedzenie o “twórczym chaosie”, dlatego tak ważne jest, aby zmiany te nie były wprowadzane bez zgody pracownika. Niezwykle istotne jest, aby wszyscy uczestnicy szkolenia pod jego koniec zrozumieli potrzebę zastosowania proponowanej metody na swoim stanowisku pracy i zgodzili się na jego modyfikacje.

Dopiero po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian można przejść do kolejnego kroku, jakim jest wdrożenie wraz z pracownikami pierwszych 4S na każdym stanowisku pracy. Na tym etapie niezbędne jest wsparcie pracownika w jego pracy, choć celem jest osiągnięcie pełnej samodzielności każdej z pracujących w firmie osób.

Dotarcie do 5S – czyli utrzymania wprowadzenia zmian i samodzielnej realizacji zasad – jest najtrudniejszym i najdłuższym etapem każdego wdrożenia. Jednak dzięki solidnemu szkoleniu i konsekwentnej pracy, jest ono osiągalne i przynosi bardzo dobre rezultaty w każdej firmie, w której zostaje wdrożone. Metoda 5S sprawdza się bardzo dobrze zarówno w firmach produkcyjnych, w magazynach, jak i w środowisku biurowym, czy nawet tworząc porządek w folderach w komputerach!

Największe korzyści, jakie przynosi wdrożenie tej techniki, polegają na szybszym wykonywaniu czynności (wszystko jest na swoim miejscu, więc pracownik nie traci czasu na zbędne poszukiwanie), zmniejszeniu częstotliwości występowania błędów (które mogły wynikać np. z zastosowania nieodpowiednich narzędzi lub elementów), wydłużeniu żywotności narzędzi (przechowywanych w lepszych warunkach), zmniejszenie ilości wypadków przy pracy oraz osiągnięcie schludnego wyglądu środowiska pracy, co bezpośrednio przekłada się na lepsze samopoczucie pracowników.

Na koniec zapraszam cię do zadania samemu sobie pytań:

1. Czy na stanowiskach w mojej firmie znajdują się zbędne rzeczy (odpadki, skrawki, zepsute rzeczy)?
2. Czy każde narzędzie, którego używają moi pracownicy, ma jasno określone i opisane miejsce przechowywania?
3. Czy każde z tych narzędzi znajduje się na swoim miejscu?

Jeżeli odpowiedziałeś pozytywnie na wszystkie trzy pytania to znaczy, że masz uporządkowane środowisko pracy na poziomie 3S! Gratulujemy. Jeśli natomiast nie udało ci się odpowiedzieć twierdząco, to gorąco zachęcam cię do rozpoczęcia przygody z 5S!