Matryca kompetencji (ang. skill matrix) jest to bardzo proste graficzne przedstawienie istotnych dla pracy całego zespołu umiejętności każdego wchodzącego w jego skład pracownika. Co to oznacza? Do czego się przydaje? Zapraszamy do lektury.

Co to jest matryca kompetencji?

• I – Graficzne przedstawienie – łatwość przyswajania informacji

W matrycy kompetencji stawia się przede wszystkim na czytelność. Czy wolisz spojrzeć na prosty wykres, czy przeczytać jego skomplikowany opis? Lean Management mocno akcentuje przydatność zarządzania wizualnego, które pozwala oszczędzić bardzo dużo czasu. Drogą wzrokową ludzie łatwiej i szybciej przyswajają informacje.

Z matrycy korzystają zarówno członkowie zespołu, jak i kadra zarządzająca. Patrząc na matrycę są oni w stanie zobaczyć, na jakim etapie rozwoju danej kompetencji znajduje się pracownik. Do oznaczenia tego stosowana jest pięciostopniowa skala.

Skalę tę opisuje się następująco:

1.  – Nie posiada danej umiejętności – nie wie, jak wykonać daną czynność, nigdy tego nie robił
2.  – Uczy się – zaczyna nabywać umiejętność, uczy się podstawowych czynności
3.  – Potrafi wykonać podstawowe czynności – posiada już podstawowe umiejętności z danego zakresu, ale nie potrafi jeszcze pracować w pełni samodzielnie
4.  – Pracuje samodzielnie – jest w stanie poradzić sobie z większością sytuacji, wymagających danej umiejętności, rzadko potrzebuje wsparcia
5.  – Uczy innych – opanował daną umiejętność na tyle dobrze, że jest w stanie nauczyć jej innych pracowników.

• II – Kompetencje – wypadkowa wiedzy i doświadczenia

Kompetencje to wypadkowa wiedzy oraz doświadczenia. Wiedza z danego zakresu, czyli wiedza “jak to zrobić”, jest zdobywana przy pomocy procedur czy instrukcji stanowiskowych. W oparciu o nie możemy sprawdzić, czy pracownik faktycznie wie, co ma zrobić. Drugi aspekt kompetencji – doświadczenie – jest nabywane w trakcie wykonywania danej czynności. To dzięki kolejnym powtórzeniom danej akcji pracownik nabywa pełną kompetencję w jej wykonywaniu.

Tak rozumiane kompetencje możemy umieścić na matrycy.

• III – Umiejętności istotne dla funkcjonowania całego zespołu

Przy tworzeniu matrycy kompetencji danego pracownika nie będziemy uwzględniali jego wszystkich umiejętności, a jedynie te z nich, które są istotne z perspektywy funkcjonowania zespołu. Dzięki temu lista posiadanych przez każdego pracownika kompetencji będzie bardziej praktyczna, a jej zastosowanie możliwe.

Zastosowanie matrycy kompetencji

Najbardziej oczywistą funkcją matrycy kompetencji jest pokazanie managerowi, na jakim etapie rozwoju znajdują się jego pracownicy. Dzięki zebraniu w jednym miejscu kompetencji wszystkich członków zespołu manager może ocenić, które kompetencje zespołu są niewystarczająco rozwinięte oraz na czym powinien skoncentrować się w takcie szkoleń. Być może zadań jednego typu zespół wykonuje więcej, albo to właśnie one są kluczowe dla jego funkcjonowania? Patrząc na matrycę kompetencji można ocenić, które umiejętności pracowników należy dodatkowo rozwijać, poprzez zapewnienie im odpowiednich szkoleń bądź wsparcia. Ocenie umiejętności poszczególnych pracowników pozytywnie wpływa na cały zespół: zebranie kompetencji w jednym miejscu pozwala zaplanować rozwój poszczególnych osób tak, by ich kompetencje możliwie jak najlepiej się uzupełniały.

Matryca kompetencji jest przydatna także w przypadku codziennego zarządzania. Wyobraźmy sobie, że jedna z członkiń naszego zespołu, Zosia, jest na wakacjach. Zosia jest tą osobą, która do tej pory wystawiała faktury kosztowe. Dzięki matrycy kompetencji można zobaczyć, kto z pracowników także posiada tę umiejętność. Powiedzmy, że jest to Franek. Teraz wiemy już, że pod nieobecność Zosi w przypadku konieczności wystawienia faktury kosztowej należy zwrócić się do Franka. Może się to wydawać oczywiste, jednak w przypadku kilkunastoosobowego zespołu, który wykonuje dwadzieścia różnych procesów, znajomość poziomu rozwoju wszystkich kompetencji każdego z pracowników może już nie być takie prosta. W takim przypadku matryca może rzeczywiście ułatwić przydzielanie zadań do posiadających odpowiednie kompetencje, osób.

Korzystając z naszego przykładu, wyobraźmy sobie taką sytuację.  Zarówno Zosia jak i Franek chcą jechać na urlop w tym samym czasie. Czy możemy im na to pozwolić? Jeśli nie ma w zespole trzeciej osoby, która potrafiłaby poradzić sobie z fakturami kosztowymi, wiemy już, że któryś z tych dwóch pracowników będzie musiał zostać i nie możemy zgodzić się na jego wyjazd. Jest to też od razu informacja dla menagera, że daną kompetencję należałoby rozwijać wśród innych pracowników, tak, żeby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości. Widzi on także, którzy z pracowników mogą wesprzeć pozostałych w nabywaniu potrzebnych umiejętności.

Najmniej oczywiste zastosowanie matrycy kompetencji dotyczy oceny postawy pracowników. W sytuacji, w której matryca kompetencji została nie tylko raz stworzona, ale jest na bieżąco uzupełniana, jesteśmy przy jej pomocy w stanie zobaczyć, który z pracowników poszerza swoje kompetencje. Jesteśmy w stanie uchwycić to, co jest często tak ciężkie do wychwycenia – zaangażowanie w rozwój, będące jedną z części składowych postawy pracowników. Gdy zatrudniamy kilka osób, będących bazowo na tym samym poziomie, a po kilku miesiącach widzimy, że jedna z nich zdobyła kilka punktów na skali, podczas gdy pozostali znajdują w tym samym, co na początku punkcie, otrzymujemy bardzo ważną informację. Wiemy, kto chce się uczyć i wykonuje świadomą pracę w tym kierunku. Z naszej perspektywy taki pracownik jest lepszy, bo bardziej zaangażowany w pracę całego zespołu. Zyskujemy kolejną informację do ogólnej oceny danego pracownika.

Czy warto wdrożyć matrycę kompetencji?

Matryca kompetencji to narzędzie bardzo proste, które jednak, jeśli zostanie dobrze wdrożone i stosowane na co dzień jest w stanie bardzo mocno wpłynąć na indywidualną mobilizację członków zespołu jak i całego teamu. Stymuluje do uczenia się oraz pozwala w pędzie codziennych zajęć pamiętać o dalszej perspektywie i własnym rozwoju. Przydaje się także w codziennym zarządzaniu, przy przydzielaniu zadań czy planowaniu pracy. Dzięki matrycy kompetencji jesteśmy w stanie dostrzec i monitorować ścieżkę, prowadzącą do idealnego stanu, w którym posiadamy w pełni elastyczny zespół, mogący zamieniać się wykonywanymi zadaniami.